Þann 1. febrúar 2018 taka gildi nýjar reglur Þjóðskjalasafns Íslands um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila, nr. 85/2018.

Reglurnar eru settar á grundvelli 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þær hafa verið staðfestar af ráðherra og auglýstar í Stjórnartíðindum.

Afhendingarskyldir aðilar skulu skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt í eina eða fleiri skrár og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.

Samkvæmt Skjalastefnu Reykjavíkurborgar 2015 - 2020  sem samþykkt var í borgarráði 10. september 2015 þá bera forstöðumenn stofnana/sviðsstjórar/forstjórar fyrirtækja ábyrgð á skjalavistun þeirra stofnana/sviða/fyrirtækja sem þeir veita forstöðu.

Með setningu reglnanna er nú í fyrsta skipti kveðið sérstaklega á um hvaða upplýsingar afhendingarskyldir aðilar skuli skrá um mál, annars vegar, og málsgögn, hins vegar, sem eru eða hafa verið til meðferðar hjá þeim.

Í reglunum eru tilgreindar lágmarkskröfur varðandi skráningu upplýsinga um einstök mál og lágmarkskröfur varðandi skráningu upplýsinga um málsgögn hjá afhendingarskyldum aðilum.